进大厂后,我从写日报学到了……

时间:2019-09-05 来源: 星座

00: 20: 54鼓舞人心的健康

自从进入世界500强TOP100公司以来,我已经习惯了写日报。有些人可能会说写周报就足够了。是否有必要每天记录日报,这会浪费时间吗?因此,本文从四个实际案例中,谈谈我是如何开始改变与我日报无比的关系。

一,日常报告数据分析,优化工作效率

1个月后,这两个项目是平行的。在其中一个项目中,我只使用大型数据屏幕进行了3次界面设计。 996的工作节奏,为什么输出这么少?

为了避免每天都忙,过了一会儿而忘记了我忙碌的事情,我开始每天记录工作内容,看看能否找到可以提高工作效率的优化点。

通过对日报的分析,发现该项目经常变化,虽然最终确定基于三个大屏幕界面,但中间过程草案多达十个草稿:低保真度,高保真度,不同的功能布局,不同的视觉风格等。为什么会这样?我们应该如何提高沟通效率?

这是一个多团队合作项目。成员分布在三个不同的城市。在早期阶段,他们一直在进行电话会议沟通。项目负责人发现通信效果不好后,立即安排业务面对面的沟通需求,并确定大的需求点并亲自确定。可以远程讨论现场的主要过程,细节和后期想法。

当需求不明确时,使用草图或低保真原型方法引导客户确认页面的功能布局,显示数据,然后在确定内容后制作详细的界面视觉效果,可灵活响应频繁更改要求。 (大屏幕项目显示不方便,下图是个人项目地图。)不要快速超载复杂的变更计划,增加变更成本,减少整个交付团队的不必要工作。

使用上述过程与客户沟通后,效率得到了很大提高。最后,大屏幕成功展示,我们的团队也得到了客户的高度认可。

二,个人时间管理,提高工作集中度

大公司的特点是:更多会议,更多流程规范和更多培训。这些大公司的特点是好的,但事情总是双面的,这些事情占用了大量的工作时间,并将继续打断当前工作的重点。

在撰写每日报告后,我可以计算这些交易的频率和时间,并知道我能承受的最大工作量。如果可能,可以集中处理这些事务以减少中断。在制定我的工作计划时,我可以考虑这些因素,为自己留下一些缓冲,而不是从理想状态评估时间。

第三,每日报告是简单的摘要,并且快速生成每周报告

该公司要求每周撰写一份报告:每周剩下的时间,当其他人摸不着头脑并回想起本周所做的事情时,我只需要打开我的每日excel文档并用一点摘要完成。还有儿童鞋用一些云笔记记录日报,让我分享我的日报格式。

四,项目日报天,让每个人都在循环中

该项目需要日报:一些重要的大项目,项目经理会要求每个人都写日报。虽然我参与的项目不需要写日报,但我仍然强烈建议每个人都写日报。

在公司大型项目的共享会议上,项目负责人分享了他们的方法,即每个项目成员(PM,开发,测试,文档)和客户(不同公司的连接器)的每日报告,领导力)同步当天项目的最新发展(已完成,正在进行,计划内容,风险点)。

使用这种日报方法后,团队中的每个人基本上都知道他们应该做什么,并且客户知道项目的最新发展。透明信息的方法大大提高了每个人的工作效率。

五,全日报,优化组织工作

上面谈到了日报对个人和项目团队的帮助。那么对整个组织有什么帮助呢?

以下案例是该部门的经理委托我做一个工作管理系统。

对于员工的角色,员工可以根据他们的实际时间使用来管理他们的时间;当他们在半年或一年后审查他们的工作时,他们可以看到他们的成长。 (系统刚刚上线)

对于经理角色,经理必须管理20-30名员工。如果您每天开会,可能需要一两个小时。这是浪费每个人的时间。通过内部日报,经理可以浏览所有员工。工作情况,工作情况,项目情况明确。还可以看出,分配给某些员工的工作没有超载。

对于董事的角色,他可以看到他所在辖区内每个团队的平均每日工作时间,员工在不同项目上花费的时间比例,以及员工在不同类型工作上花费的时间比例。

例如,可以计算一半员工在会议中的时间。此时,有必要考虑哪些会议是不必要的,并减轻员工的负担。也可以计算出某个团队的工作时间特别长。这是工作效率,管理原因或工作量繁重的原因。

当然,这个工时统计系统也可能有其缺点。也就是说,每个人都知道,当领导者去上班时,会有比较吗?我认为谁工作很久,谁是努力工作的人。

这种情况肯定不是管理者和我想看到的系统设计师。我鼓励大家高效工作。人们没有多少时间专注于他们的工作,所以工作时间并不意味着高效率。

斯蒂芬霍金曾经说过:“每个人都有一个能够每天高效工作的天花板。”

所以,说到这么多,我们日报的目的是记录每日数据,分析数据,优化我们的工作时间分配,工作方法,工作效率等。让我们一起写日报!

斯蒂芬霍金曾经说过:“每个人都有一个能够每天高效工作的天花板。”源自《软技能-代码之外的生存指南》P182。

作者:沉燕子,公众号:UXHub

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